建設業では作業員名簿が必要不可欠です。
でも、毎日チェックするものではないので、情報が古かったり、
記載漏れを放置していたりして、急な提出に焦ってしまうこと、ありませんか？
この記事では、作業員名簿を普段から整えておくことの大切さと、
使いやすい名簿の作り方をお伝えします。
あとで困らないために、最初に整えておきたいこと
私自身、実際に建設業で働きながら、
作業員名簿や安全書類を何度も作ってきました。
その中で感じたのは、
「後回しにしていた情報ほど、あとで必ず困る」ということです。
入力していなかった項目を、
いざ提出が必要になってから調べ直す。
資格証を探す、保険の加入状況を確認する、
本人に連絡して聞き直す。
一度で済んだはずの作業が、
結局二度手間・三度手間になります。
だから私は、
「今すぐ必要じゃなくても、なるべく早い段階で整えておく」
これをおすすめしています。
作業員名簿は「提出書類」ではなく「管理用データ」
元請けや現場ごとに、
名簿の様式は毎回違います。
そのたびに一から作るのではなく、
自社用の作業員管理データを整えておくことが大切です。
まずは、
よく求められる情報を一通りそろえた
作業員名簿を作っておきます。
作業員名簿に入れておきたい主な項目
基本情報
- 氏名（ふりがな）
- 生年月日
- 住所
- 電話番号
- 職種
- 経験年数
- 雇用区分
（社員・契約社員・常用・一人親方など）
緊急時・安全管理に関わる情報
- 緊急連絡先
（氏名・続柄・電話番号） - 血液型
- 血圧（直近の測定値）
- 血圧の測定日
保険・労務関係
- 健康保険（加入有無など）
- 年金保険（厚生年金・国民年金）
- 雇用保険（被保険者番号など）
- 労災保険（特別加入の有無など）
- 退職金制度（中退共など）
資格・講習関係
- 保有資格
※ 1セル＝1資格で入力 - 技能講習・特別教育
（名称・受講年など） - 有効期限があるものは期限欄を別で用意
シートは役割ごとに分ける
①作業員名簿シート（管理データ）
- 1行＝1人
- 上記項目を横に並べる
- 空欄があってもOK
- コピペ前提のデータ
この形にしておくと、
元請け指定の様式が来たときに、
必要な項目だけ抜き出して入力できます。
※コピー＆ペーストがしやすいように、１セル１データになるようにしましょう。
②資格・講習別一覧シート（補助）
- 資格・講習ごとに
- 誰が保有しているかを一覧化
「〇〇の資格を持っている人は誰？」
と聞かれたときの確認用です。
最初からすべての情報を埋める必要はない
大切なのは、あとで何度も調べ直さなくて済むように、項目の枠だけでも先に作っておくことです。
たとえば氏名・住所・資格・保険・緊急連絡先などの列を用意しておくだけでも十分。
空欄があっても問題ありません。
あとから少しずつ情報を追加・更新していけば、名簿は自然と整っていきます。
まとめ｜名簿は、あとで自分を助けてくれる
作業員名簿は、
日々の現場対応だけでなく、
経営事項審査（経審）でも重要な資料になります。
経審のときになって
慌てて名簿を整えるのは、本当に大変です。
だからこそ、
ふだんから名簿を整えておく。
それだけで、
- 急な提出依頼にも慌てない
- 無駄な確認作業が減る
- 事務の負担が軽くなる
実務を経験してきた立場から、
これははっきり言えます。
「今はまだ大丈夫」なときに、
一度整えておくことが、
あとで一番自分を楽にしてくれます。
今日の内容が、作業員名簿や書類管理の参考になれば幸いです。
ぜひ無理のない範囲で、少しずつ整えてみてください。
作業員名簿づくりで悩んだら
作業員名簿は、
一度形を作ってしまえば、その後の現場対応が大きく変わります。
ただ実際には、
・どこまで項目を用意すればいいのか分からない
・自社に合った管理方法が決められない
・途中まで作ったけれど、運用が続かない
というご相談も少なくありません。
当事務所では、
建設業での実務経験をもとに、
現場で本当に使える形の書類管理の整備をお手伝いしています。
「まずは名簿だけ整えたい」
「今の管理方法で大丈夫か確認したい」
そのような段階でも問題ありません。
お気軽にご相談ください。