建設会社のバックオフィスは「設計」で決まる｜事務管理シリーズまとめ

建設会社では、

• 工事台帳
• 売上・請求管理
• 外注費管理
• 月次管理
• 粗利の把握

など、さまざまな事務管理が必要になります。

しかし実際の現場では、

• 工事情報がバラバラに管理されている
• 月次の数字がうまく見えない
• 決算や経審の時に慌てて整理する

という状況になっている会社も少なくありません。

その原因の多くは、作業の問題ではなく「管理の設計」の問題です。

工事情報の管理方法や、月次の数字の見方が整理されていないと、日常の事務も、決算や許可手続きも、毎回同じところで苦労することになります。

このシリーズでは、建設会社の事務管理を 「バックオフィス設計」という視点から整理しています。

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バックオフィス設計シリーズ

工事台帳は後で作るものではない

工事台帳は、決算や経審の時にまとめて作るものではありません。

日々の工事情報を整理するための管理データとして整えておくことで、

• 工事経歴書
• 月次管理
• 売上管理

などがスムーズになります。

▶ 工事台帳は後で作るものではない

工事名は「期」で管理する

工事名の付け方は、意外と会社ごとにバラバラです。

多くは、R8-〇〇ビル　若しくは　2026-〇〇ビル　という付け方が多いと思います。

しかし、

• 決算
• 工事経歴書
• 売上管理

などを考えると、期ごとに整理できる形で管理しておくという考え方もあります。

とくに決算月が６月や８月などの場合に効果的です。

▶ 工事名は「期」で管理する

請求管理までつながる工事番号設計

工事番号はただの番号ではありません。

工事番号の付け方によって、

• 工事台帳
• 請求管理
• 売上管理

の整理のしやすさが大きく変わります。

バックオフィスでは、番号の設計がそのまま管理の仕組みになります。

▶ 請求管理までつながる工事番号設計

建設業の月次管理はどこまで必要か

建設会社では、

売上
外注費

だけを見て月次を判断しているケースもあります。

しかしそれだけでは、

• 工事の進み具合
• 原価の偏り
• 利益の見え方

が分かりにくくなります。

月次管理では、工事情報と数字のつながりを整理しておくことが大切です。

▶ 建設業の月次管理はどこまで必要か

月次で見るべき3つの数字

月次管理といっても、細かい数字をすべて追う必要はありません。

建設会社の場合、まずは

• 売上
• 外注費
• 粗利

といった 基本の数字を、一定のルールで確認できる状態を作ることが重要です。

▶ 月次で見るべき3つの数字

粗利の定義は社内で揃っていますか

「粗利」という言葉はよく使われますが、

• どこまでを原価とするのか
• 外注費だけなのか
• 材料費や経費はどう扱うのか

会社によって考え方が違うこともあります。

粗利の定義が社内で揃っていないと、数字の見え方が人によって変わってしまいます。

まずは社内で同じ基準で数字を見ることが大切です。

▶ 粗利の定義は社内で揃っていますか

元請ごとに利益構造は違う

建設会社では、元請によって

• 単価
• 工事内容
• 管理負担

が大きく変わることがあります。

そのため、会社全体の数字だけでなく、元請ごとの利益構造を見る視点も重要になります。

▶ 元請ごとに利益構造は違う

外注費の管理が甘いと危険

建設会社では

• 原価の大半が外注費
• 利益も許可維持も外注費とつながる

という構造になっています。

原価の７割ほどを占めることもある外注費については、工事ごとの原価管理が大切です。

▶ 外注費の管理が甘いと危険

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まとめ

建設会社のバックオフィスは、

• 工事情報
• 請求
• 原価
• 粗利

といったデータがつながることで
初めて管理しやすくなります。

個別の作業として処理するのではなく、
管理の仕組みとして設計しておくことが大切です。

バックオフィスの整理ができると、

• 日常の事務がスムーズになる
• 月次の数字が見えやすくなる
• 決算や許可手続きにも対応しやすくなる

といったメリットがあります。

もし

• 工事情報の管理がバラバラになっている
• 月次の数字の見方が整理できていない
• 許可や書類管理がこのままで良いのか不安

という場合は、一度状況を整理してみるのも一つの方法です。

当事務所では、建設業許可に関する書類や管理状況を確認する診断サポートを行っています。。