建設業許可を持っている会社で代表者や役員が変わった場合、変更届の提出が必要です。届出自体はシンプルですが、意外と手間がかかるのが「添付書類の準備」です。
特に法務局や市区町村で取得する書類は、取れる場所が限られていたり、郵送だと時間がかかったりするので、早めに動いておくのがおすすめです。
役員変更届で必要になる主な書類
新しく就任する役員について、以下の書類が必要になります。
- 登記事項証明書（履歴事項全部証明書）
- 登記されていないことの証明書
- 身分証明書（本籍地の市区町村が発行するもの）
- 略歴書
- 誓約書
退任のみの場合は、届出書と登記事項証明書で済むことが多いですが、新任の方がいる場合はこれらを一式揃える必要があります。
書類の取得場所と注意点
登記事項証明書（履歴事項全部証明書）
法人の登記内容を証明する書類です。役員変更の登記が完了したあとに取得します。
- 取得場所： 全国の法務局窓口、またはオンライン（登記・供託オンライン申請システム）
- 手数料： 窓口600円／オンライン請求・郵送受取480円
福岡法務局の本局は以下の場所にあります。
〒810-8513 福岡市中央区舞鶴3丁目5番25号 TEL：092-721-4570 最寄駅：地下鉄赤坂駅から徒歩約6分
登記事項証明書は支局や出張所でも取得できます。
ただし、注意してほしいのが、出張所では取れない書類もあるということです。たとえば登記事項証明書（履歴事項全部証明書）は出張所でも取れますが、このあと説明する「登記されていないことの証明書」は本局でしか取れません。「近くの出張所で全部揃えよう」と思って行くと二度手間になることがあるので、事前に何がどこで取れるか確認しておくのがおすすめです。
登記されていないことの証明書
成年被後見人・被保佐人等に該当しないことを証明する書類です。新任の役員全員分が必要です。
- 手数料： 1通300円（収入印紙）
- 必要なもの： 申請書、本人確認書類（代理人の場合は委任状も必要）
ここが少しやっかいなポイントです。
窓口で取る場合 法務局・地方法務局の「本局」でしか取得できません。支局や出張所では取り扱っていないので注意が必要です。
福岡では、福岡法務局本局（舞鶴）の戸籍課で取得できます。窓口なら10〜20分程度で交付されます。
郵送で取る場合 郵送での請求先は東京法務局のみです。福岡法務局には郵送では請求できません。
〒102-8226 東京都千代田区九段南1-1-15 九段第2合同庁舎 東京法務局 民事行政部 後見登録課 TEL：03-5213-1360
返信用封筒（切手貼付・返送先記載）を同封して送ります。届いてから発送まで1週間程度、混雑時は2週間以上かかることもあるので、余裕を持って請求してください。
身分証明書
これは運転免許証のことではなく、本籍地の市区町村役場が発行する証明書です。破産者でないこと等を証明するもので、建設業許可の届出で必要になります。
- 取得場所： 本籍地の市区町村役場
- 手数料： 300円程度（自治体により異なります）
本籍地が遠方の場合は郵送で取り寄せることになります。本籍地がわからない場合は、住民票を「本籍地記載あり」で取ると確認できます。
届出の期限
役員の変更があった日から30日以内に届出が必要です。
ただし、まず法務局で役員変更の登記を済ませてから、建設業の変更届を出す流れになります。登記自体にも数日〜1週間程度かかるので、変更が決まったら早めに動き始めることが大切です。
行政書士に依頼する場合
届出書の作成・提出は行政書士に依頼できます。登記されていないことの証明書や身分証明書などの書類も、委任状があれば行政書士が代理で取得することが可能です。
ただし、郵送での取得は時間がかかります。特に「登記されていないことの証明書」を郵送で請求すると1〜2週間かかるため、届出期限の30日を考えると余裕がありません。平日に窓口へ行ける方は、ご自身で取得していただいた方がスムーズに進むケースも多いです。
「自分で取れるものは取る、難しいものは任せたい」という形でも対応できますので、まずはご相談ください。
当事務所の報酬額は報酬額表をご覧ください。
まとめ
役員変更届の手続き自体は複雑ではありませんが、添付書類の取得に手間と時間がかかります。
特に「登記されていないことの証明書」は取得場所が限られていて、郵送の場合は東京法務局への請求になるため、届出期限の30日はあっという間です。
役員変更が決まったら、届出の準備も早めに進めておくことをおすすめします。
当事務所では、役員変更届の作成・提出から、必要書類の代理取得までサポートしています。お気軽にご相談ください。
