建設会社の事務員が辞めるとどうなる？小さな会社で起きやすい問題

この記事でわかること

• 建設会社で事務員が辞めたときに起きやすい問題
• 小さい会社で事務が属人化しやすい理由
• 会社として最低限把握しておきたいこと

建設会社では事務員が1人という会社も多い

小さな建設会社では、事務を1人で担当している会社も少なくありません。

請求書の作成、入金管理、工事台帳、契約書の管理、許可関係の書類など、多くの業務を1人で回しているケースもあります。

その状態が長く続くと、仕事の内容や進め方が 事務員1人の中に蓄積されていく ことがあります。

では、その事務員が突然辞めてしまったらどうなるでしょうか。

事務員が辞めると起こること

書類の場所や管理方法が分からない

よくあるのが、書類の管理方法が分からないという問題です。

例えば

• 許可関係の書類
• 契約書
• 工事関係の資料
• 過去の工事台帳

などです。

事務員が長く担当している場合、「どこに何があるか」を分かっているのがその人だけ、ということもあります。

手続きの流れが分からない

建設会社では、日常の事務だけでなく建設業許可に関する手続きも発生します。

例えば

• 決算変更届
• 技術者の変更届
• 更新
• 経営事項審査

毎年のように行っている手続きでも、実際には 誰がどの資料を使って作っているのか が共有されていないこともあります。

その結果、担当者がいなくなると、手続きの進め方が分からなくなってしまうことがあります。

社長や営業が事務を抱えることになる

事務員が辞めた場合、その仕事を誰かが引き継ぐ必要があります。

多くの場合は

• 社長
• 営業
• 現場担当者

が事務を抱えることになります。

ただ、普段やっていない仕事なので

• 時間がかかる
• ミスが出やすい
• 本来の仕事が止まる

といった状況になることもあります。

事務の仕事をすべて共有するのは簡単ではない

こうした問題を見ると、「事務の仕事を全部共有しておけばよい」と思うかもしれません。
ただ、小さな会社で、事務のやり方まで細かく共有するのは簡単ではありません。

実際には

• 担当者に任せている仕事
• その人の経験で回っている仕事

も多いからです。

建設会社では、事務の役割が整理されていないと、担当者が辞めたときに書類管理が止まってしまうことがあります。

・建設会社の事務がどんな役割を担っているのかについては「建設会社の事務は何をしている？」の記事でも解説しています。

会社として把握しておきたいこと

すべての作業を共有するのは難しくても、会社として最低限把握しておきたいことがあります。

例えば

• どんな事務の仕事があるのか
• いつ発生する仕事なのか
• 必要な書類は何か

といった 仕事の全体像 です。

これが分かっているだけでも、担当者が変わったときの混乱は小さくなります。

まとめ

小さな建設会社では、事務を1人で担当している会社も多くあります。

その状態が続くと、事務の仕事が 特定の人に集中してしまう ことがあります。

すべてのやり方を共有するのは難しくても、

• どんな仕事があるのか
• いつ発生するのか
• 必要な書類は何か

といった 仕事の全体像 を会社として把握しておくことは大切です。

建設会社では、事務を1人で担当している会社も多くあります。
では実際に、事務員1人でどこまで対応できるのでしょうか。

次の記事で整理します。